КРЕМЕНЕЦЬКА МІСЬКА РАДА

                                                        

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

Р І Ш Е Н Н Я

 

від 24 листопада 2015 року                                                                       № _______


Про затвердження регламенту
виконавчого комітету
Кременецької
міської ради

Керуючись статтями 40, 51, 52, 54 та частини 6 статті 59 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні, з метою надання якісних і доступних послуг громадянам міста, виконавчий комітет Кременецької міської ради

В И Р І Ш И В:

1.Затвердити регламент виконавчого комітету Кременецької міської ради (додається).

2.Заступникам міського голови, керівникам виконавчих органів Кременецької міської ради забезпечити неухильне додержання положень Регламенту всіма посадовими особами органів місцевого самоврядування.

3.Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючу справами виконавчого комітету Кременецької міської ради Собчук І. В.

Міський голова                                                                                       О. А. Ковальчук

В редакції затвердженій

рішенням виконавчого комітету

Кременецької міської ради,

№ ___ від 24 листопада 2015 року,

Кременецький міський голова

О.А.Ковальчук

___________________________

(підпис)                    

РЕГЛАМЕНТ
виконавчого комітету Кременецької міської ради


1. Загальні положення.

1.1. Регламент виконавчого комітету Кременецької міської ради (далі — Регламент) визначає організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету Кременецької міської ради (далі — виконкому).

1.2. Регламент є нормативним актом, розробленим на основі чинного законодавства України, який визначає механізм організації взаємодії виконкому, управлінь, вiддiлiв, стосовно реалізації повноважень, встановлених Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні”, здійснення правового, організаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення діяльності виконкому.

1.3. Затвердження та скасування Регламенту здійснюється тільки за рішенням виконкому. У випадках прийняття законодавчих актів, що приводять до виникнення розходжень окремих положень даного Регламенту з чинним законодавством, на черговому засіданні виконкому повинні бути внесені відповідні зміни та доповнення до Регламенту.

1.4. Дотримання положень Регламенту є обов’язковим для виконкому, його управлінь, відділів та посадових осіб. Невиконання вимог цього Регламенту без поважних причин є підставою для позбавлення посадової особи премії або накладення дисциплінарного стягнення відповідно до Закону України “Про державну службу” та Кодексу законів про працю України.

1.5. Регламент передбачає механізм здійснення таких напрямів діяльності виконкому та його відділів:
1.5.1. Планування й організація роботи.

1.5.2. Організація взаємодії виконкому з територіальною громадою міста, міською радою, її постійними комісіями та депутатами, органами державної влади.

1.5.3. Організація роботи з кадрами.

1.5.4. Організація роботи з документами та здійснення контролю за їх проходженням i виконанням.

1.5.5. Порядок розгляду звернень i організації прийому громадян.

1.5.6. Організація роботи з електронною поштою.

1.5.7. Організація використання робочого часу, режим роботи, матеріально-технічне забезпечення.

2. Планування й організація роботи виконавчого комітету міської ради.


2.1. Складання, затвердження та виконання плану роботи виконавчого комітету міської ради.

2.1.1. Виконком здійснює свою діяльність відповідно до затвердженого річного плану роботи. У річний план роботи виконкому вносяться такі основні напрямки роботи:

- організаційна і організаційно-масова робота (питання, які виносяться на розгляд виконкому в плановому порядку, а також в плані контролю, питання які виносяться на планові наради з заступниками міського голови, конференції, семінари та інші загальноміські заходи, тощо);

- загальноміські заходи;

- робота з кадрами;

- фінансово-економічна діяльність;

- охорона праці;

- робота з матеріально-технічного забезпечення;

- інші питання діяльності виконавчого органу ради.

2.1.2. Порядок підготовки та затвердження річного плану роботи виконкому:

- пропозиції щодо включення питань до річного плану роботи виконавчого комітету подаються членами виконавчого комітету та посадовими особами міськвиконкому секретарю (керуючому справами) виконкому не пізніше ніж за 30 днів до початку року;

- секретар (керуючий справами) виконавчого комітету узагальнює пропозиції та готує проект річного плану роботи виконкому та не пізніше ніж за 15 днів до кінця року, узгоджує його з міським головою, секретарем міської ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради;

- після доопрацювання проекту плану з урахуванням можливих зауважень секретар  (керуючий справами) виконкому готує проект рішення виконавчого комітету про затвердження річного плану роботи виконкому на наступний рік, який виносить на останнє засідання виконкому в поточному році.

Загальний контроль за виконанням річного плану роботи виконкому здійснює секретар (керуючий справами) виконкому.

2.2. Порядок підготовки рішень виконкому

2.2.1. Виконком у межах своїх повноважень приймає рішення.

2.2.2. Процес підготовки рішення виконкому включає:

- нормотворчу ініціативу;

- розробку проекту рішення.

2.2.3. Нормотворчу ініціативу у виконкомі мають міський голова, заступник міського голови,  секретар (керуючий справами) виконкому, члени виконкому.

2.2.4. Проекти рішень виконкому готуються спеціалістами з даних питань.

2.2.5. Відповідальність за підготовку рішення несе посадова особа, на яку, відповідно до резолюції міського голови, заступника міського голови, секретаря (керуючого справами) виконкому покладено організацію підготовки проекту рішення.

2.2.6. Проект рішення виконкому повинен містити:

- обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів державної влади, виконання власних розпорядчих документів, виданих раніше, виконання доручень керівництва, розгляд звернень громадян, тощо);

- обґрунтування нормами чинного законодавства;

- джерела фінансування запропонованих заходів;

- інформацію щодо виконання документів з цього приводу, які були прийняті раніше;

- план організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою);

- якщо в рішенні вирішується питання про створення та персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких включені депутати міської ради, представники органів виконавчої влади їх кандидатури узгоджуються з ними особисто усно, з обов’язковим відображенням цієї згоди в нормативному акті словами “за згодою”, прізвище, ім’я, по батькові депутата вказуються повністю;

- кінцевий термін виконання документа, проміжні строки інформування про хід його виконання;

- інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа;

- аналіз наявності будь-яких невідповідностей та протиріч із виданими раніше розпорядчими документами стосовно даного питання і порядок їх вирішення.

2.2.7. Проекти рішення виконкому готуються з тих питань, які внесені до порядку денного засідання виконкому.

2.2.8. У проекті рішення виконкому обов’язково визначається термін виконання документа в цілому, або заходів, передбачених його окремими пунктами. Контроль за виконанням рішення виконкому покладається на посадових осіб міськвиконкому чи одного з членів виконкому особисто, про що повинен свідчити останній пункт рішення виконкому. Якщо рішення, що приймається, виключає дію рішення, раніше прийнятого з цього питання, воно повинно містити пункт про визнання попереднього рішення таким, що втратило чинність.

2.2.9. Проекти рішень виконкому готуються спеціалістами, членами виконкому, яким доручено їх підготовку, та надаються секретарю (керуючому справами) виконкому в надрукованому вигляді (на папері) за 5 днів до засідання виконкому. Ознайомлення членів виконкому з документами, які подаються на розгляд виконкому провидиться за 3 дні до його засідання секретарем (керуючим справами) виконкому. Проекти рішень з фінансових питань, які вимагають оперативного вирішення подаються членам виконавчого комітету не пізніше одного дня до засідання;

2.2.10. Проекти рішень з фінансових питань, які вимагають оперативного вирішення, з дозволу міського голови, можуть бути внесені на розгляд за один день до засідання виконкому, рішення також може прийматися в позачерговому порядку – шляхом опитування-візування членами виконкому.

2.2.11. Відділи та інші особи, які подають проекти рішень, зобов’язані погоджувати їх з усіма зацікавленими особами. Питання, пов’язані з фінансуванням, в обов’язковому порядку погоджуються з фінансовим управлінням.


2.3. Порядок підготовки та видання розпоряджень міського голови.

2.3.1. Міський голова в межах своїх повноважень видає розпорядження.

2.3.2. Проекти розпоряджень міського голови готуються спеціалістами виконавчого комітету міськради відповідно до резолюції міського голови, заступників міського голови, секретаря (керуючого справами) виконкому.

2.3.3. За підготовку проекту розпорядження міського голови відповідальною є посадова особа, яка першою зазначена в резолюції; вона організовує роботу всіх виконавців, узагальнює інформацію та готує текст проекту розпорядження міського голови.
У проектах розпоряджень міського голови, строк виконання яких перевищує три місяці, зазначаються проміжні строки інформування міського голови про хід виконання його розпорядження.

2.3.4. Проекти розпоряджень міського голови готуються спеціалістом, якому доручено його підготовку. Проекти розпоряджень готуються за допомогою персонального комп’ютера у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа. Файл повинен бути єдиного стандарту й формату.

2.3.5. Проекти розпоряджень міського голови підлягають візуванню відповідно до розподілу обов’язків заступником міського голови, секретарем (керуючим справами) виконкому,  керівниками інших відділів, які готували документ та яким є доручення.

2.3.6. Завізований проект розпорядження міського голови подається секретарю виконавчого комітету разом з оригіналами або засвідченими копіями документів, на підставі яких готувався розпорядчий документ.

2.3.7. Після підписання міським головою розпорядження реєструється секретарем виконавчого комітету. Додатки до розпоряджень міського голови підписує секретар (керуючий справами) виконкому.

Розпорядження міського голови набуває чинності з моменту підписання його міським головою, якщо не встановлений інший термін введення в дію, і діє протягом терміну, зазначеного в розпорядженні.

2.3.8. Розпорядження міського голови не пізніше 2-3 робочих днів після його видання розсилається адресатам відділом діловодства та контролю за зверненнями поштою чи кур’єром відповідно до розрахунку розсилки, складеного виконавцем.

2.3.9. Організація виконання розпоряджень міського голови забезпечується органами та особами, зазначеними в розпорядженнях.

2.3.10. Розпорядження міського голови є чинним правовим актом до призупинення, або скасування, виконання та зняття з контролю.

2.4. Порядок підготовки засідань виконкому.

2.4.1. Основною формою роботи виконкому є його засідання. Засідання виконкому скликаються міським головою, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради в міру необхідності, але не рідше одного разу на місяць.
Предметом розгляду на засіданнях виконкому можуть бути:

- питання, безпосередньо віднесені законодавством до компетенції виконкому, здійснення делегованих повноважень;

- питання, розгляд яких відбувається у зв’язку з прийняттям вищими органами влади, міською радою, органами судової влади та прокуратури актів, які вимагають прийняття рішень виконкомом;

- питання, що виникли внаслідок непередбачених подій, явищ, тощо і вимагають прийняття рішень виконкомом;

- інші питання, винесені на розгляд виконкому у встановленому порядку та звернення громадян.
2.4.2. Засідання виконкому проводяться відповідно до порядку денного, який складає секретар (керуючий справами) виконкому.

На засіданні виконкому секретар (керуючий справами) виконавчого комітету інформує членів виконкому про чергове засідання виконавчого комітету та про розпорядження, видані міським головою.

2.4.8. Повідомлення членів виконкому, керівників відділів, запрошених доповідачів та співдоповідачів про дату, час і місце проведення засідання виконкому, завчасне ознайомлення їх з проектами рішень, здійснює секретар (керуючий справами) виконкому.

2.4.9. Проекти рішень виконкому, які вносяться на розгляд виконкому, з доданням необхідних документів подаються спеціалістами секретарю виконкому не пізніше ніж за п’ять днів до засідання, та оприлюднюються на офіційному сайті міської ради за 20 робочих днів до дати їх розгляду.

2.4.10. Секретар виконкому контролює своєчасність підготовки та подання документів, перевіряє їх наявність та правильність оформлення.

У випадку порушення строків підготовки документів для розгляду на засіданні виконкому, секретар виконкому доповідає міському голові, який вирішує, буде це питання розглянуте на засіданні виконкому чи ні.

2.4.11. Кожне рішення має свій номер і дату його прийняття. Нумерація рішень виконкому ведеться від № 1 за наростанням протягом цілої каденції.

2.5. Порядок проведення засідань виконкому.

2.5.1. Засідання виконкому відкриває та веде міський голова, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради. Засідання виконкому є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини від загального складу виконкому.

У разі пропуску членом виконавчого комітету 3-х засідань підряд, невиконання ним без поважних причин рішень і доручень виконавчого комітету, виконавчий коміте звертається то сесії міської ради про відкликання такого члена виконавчого комітету.

2.5.2. Засідання виконавчого комітету, як правило, проводяться у останній вівторок кожного місяця о 15 год., за необхідності членами виконавчого комітету може бути прийняте рішення про встановлення іншого часу. У випадку необхідності може бути скликано позачергове засідання виконкому. Позачергове засідання виконкому проводиться у порядку, встановленому цим Регламентом. Тривалість розгляду кожного питання порядку денного визначається виконавчим комітетом. Для доповідей на засіданні надається до 10 хв., для співдоповідей – до 7 хв., для виступів та обговорення – до 5 хв.

2.5.3. Засідання виконавчого комітету проводяться в залі адміністративної будівлі Кременецької міської ради. Матеріально-технічне та інформаційне забезпечення засідання виконкому організовує секретар (керуючий справами) виконкому.

2.5.4. Засідання виконкому, як правило, є відкритими. У разі необхідності виконком приймає рішення щодо проведення закритого засідання.

2.5.5. До участі в засіданні виконкому можуть запрошуватися керівники, підприємств, установ та організацій комунальної власності територіальної громади м. Кременця, представники зацікавлених підприємств, установ та організацій міста, засобів масової інформації. Для участі громадян у засіданнях виконавчого комітету відсутні будь-які обмеження.

2.5.6. Запрошені до участі в засіданні виконкому, можуть покинути зал засідань з поважних причин лише за дозволом міського голови.

2.5.7. Порядок розміщення присутніх на засіданні визначається головуючим на засіданні виконкому.
У разі порушення порядку запрошеними особами, присутніми на засіданні виконкому, за розпорядженням головуючого на засіданні їх може бути випроваджено з приміщення, де відбувається засідання виконкому.

2.5.8. Головуючий на засіданні:

- відкриває та веде засідання, оголошує перерви;

- виносить на обговорення питання з порядку денного засідання;

- організовує розгляд питань;

- надає слово для доповіді (співдоповіді), виступу, оголошує наступного промовця;

- забезпечує дотримання положень цього Регламенту всіма присутніми на засіданні;

- ставить при необхідності питання доповідачам, співдоповідачам, виступаючим.

2.5.9. Головуючий на засіданні встановлює тривалість виступів.

2.5.10. Обговорення питання на засіданні виконкому включає:

- доповідь, питання доповідачу і відповіді на них;

- співдоповіді (у разі необхідності), питання співдоповідачам і відповіді на них;

- виступи членів виконкому;

- виступи осіб, яким було надано слово головуючим на засіданні.

Під час засідання ніхто не може виступати без дозволу головуючого на засіданні.

2.5.11. Головуючий на засіданні виносить на голосування проект рішення виконкому. Участь у голосуванні приймають тільки члени виконкому.

2.5.12. Рішення виконкому на його засіданні приймаються більшістю голосів від загального складу виконкому.

2.5.13. Якщо рішення виконавчого комітету приймаються не одноголосно то в протокол заносяться результати поіменного голосування.

2.5.14. Члени виконкому, мають право під час обговорення проекту рішення виконкому вносити зауваження та пропозиції стосовно змін та доповнень до проекту рішення виконкому, а також пропозиції й зауваження стосовно порядку денного засідання виконкому.
Головуючий на засіданні підводить підсумки обговорення проекту рішення виконкому, визначає які зауваження та пропозиції приймаються до уваги, ставить на голосування прийняття проекту рішення виконкому за основу.

2.5.15. Хід засідання виконкому занотовується. Нотатки повинні повністю відбивати хід обговорення, містити інформацію про день, час, місце проведення засідання, порядок денний засідання, прізвище головуючого на засіданні. Засідання виконавчого комітету обов’язково фіксується стаціонарними засобами відеозапису. Відповідні записи зберігаються разом з протоколами виконавчого комітету. Заборонити стороннім особам здійснювати відео фіксацію засідань виконавчого комітету. Копії відеозаписів можуть надаватися членам виконавчого комітету, представникам підприємств, установ, організацій, громадянам  при необхідності та за письмовою заявою.

2.5.16. На основі нотатків секретар (керуючий справами) виконкому оформляє протокол засідання виконкому, який підписує головуючий на засіданні. Протоколи засідань виконкому зберігаються в секретаря (керуючого справами).

2.5.17. Протоколи засідання виконкому є офіційними документами, що підтверджують процес обговорення та прийняття рішень виконкомом.

2.5.18. На підставі нотатків й протоколу засідання виконкому секретар (керуючий справами) виконавчого комітету відразу після закінчення засідання виконкому організовує доопрацювання проектів рішень виконкому, з урахуванням зауважень і пропозицій, які було внесено на засіданні та прийнято до уваги.

2.5.19. Міський голова підписує рішення в день проведення засідання виконкому, на якому їх було прийнято. Якщо по проекту рішення було внесено зауваження й пропозиції, але доопрацювати його відразу після засідання виконкому неможливо, то за дозволом міського голови строк доопрацювання може бути подовжено, але він не повинен перевищувати трьох робочих днів.

2.6. Введення в дію, призупинення дії рішення виконкому, його скасування.

2.6.1. Після підписання міським головою або особою, яка виконує його обов’язки, рішення в дводенний термін реєструються секретарем (керуючим справами) виконкому.

2.6.2. Рішення виконкому набуває чинності з моменту прийняття його виконкомом, якщо не встановлений інший термін введення в дію, і діє протягом терміну, зазначеного в рішенні виконкому. Якщо термін дії рішення в його тексті не вказаний, то рішення повинно бути виконано протягом 30 календарних днів від дати отримання виконавцем.

2.6.3. Контроль за виконанням рішень забезпечується особами, визначеними рішеннями, та відділом діловодства та контролю за зверненнями. Доручення виконкому оформляються протокольно, доводяться до відома виконавців і контролюються секретарем виконкому, начальниками відділів, іншими відповідальними особами. Зазначеними у рішеннях виконкому.

2.6.4. Рішення виконавчого комітету підлягають обов’язковому оприлюдненню невідкладно, але не пізніше п’яти робочих днів з дня затвердження документа на офіційному сайті Кременецької міської ради

2.6.5. Рішення виконкому є чинним правовим актом до призупинення, або скасування, виконання та зняття з контролю.

2.7. Порядок підготовки та прийняття виконавчим комітетом та міським головою регуляторних актів.

2.7.1. Реалізація державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності здійснюється виконкомом, міським головою відповідно до Закону України “Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності”, постанови Кабінету Міністрів України “Про затвердження методик проведення аналізу впливу та відстеження результативності регуляторного акта”.

2.7.2. Проекти рішень виконкому, розпоряджень міського голови, спрямовані на правове регулювання господарських відносин, а також адміністративних відносин між органом місцевого самоврядування та суб’єктами господарювання, до внесення їх на розгляд виконкому, або до внесення їх на затвердження міському голові, підлягають оприлюдненню разом з аналізом регуляторного впливу з метою одержання зауважень та пропозицій.
Розробник проекту регуляторного акта при підготовці аналізу регуляторного впливу повинен:
- визначити та проаналізувати проблему, яку пропонується розв’язати шляхом державного регулювання господарських відносин, а також оцінити важливість цієї проблеми;

- обґрунтувати, чому визначена проблема не може бути розв’язана за допомогою ринкових механізмів і потребує нормативного регулювання шляхом прийняття відповідного правового акта органом місцевого самоврядування, зокрема виконкомом;

- обґрунтувати, чому визначена проблема не може бути розв’язана за допомогою діючих регуляторних актів та розглянути можливість внесення змін до них;

- визначити очікувані результати прийняття запропонованого регуляторного акта, в тому числі здійснити розрахунок очікуваних витрат та вигод суб’єктів господарювання, територіальної громади та держави внаслідок дії регуляторного акта;

- визначити цілі державного регулювання;

- визначити та оцінити усі прийнятні альтернативні способи досягнення встановлених цілей, у тому числі ті з них, які не передбачають безпосереднього державного регулювання господарських відносин;

- аргументувати переваги обраного способу досягнення встановлених цілей;

- описати механізми й заходи, які забезпечать розв’язання визначеної проблеми шляхом прийняття запропонованого регуляторного акта;

- обґрунтувати можливість досягнення встановлених цілей у разі прийняття запропонованого регуляторного акта;

- обґрунтовано довести, що досягнення запропонованим регуляторним актом встановлених цілей є можливим з найменшими витратами для суб’єктів господарювання, територіальної громади та держави;

- обґрунтовано довести, що вигоди, які виникатимуть внаслідок дії запропонованого регуляторного акту, виправдовують відповідні витрати у випадку, якщо витрати та/або вигоди не можуть бути кількісно визначені;

- оцінити можливість впровадження та виконання вимог регуляторного акта залежно від ресурсів, якими розпоряджаються органи місцевого самоврядування, фізичні та юридичні особи, які повинні впроваджувати або виконувати ці вимоги;

- оцінити ризик впливу зовнішніх чинників на дію запропонованого регуляторного акта;

- обґрунтувати запропонований строк чинності регуляторного акта;

- визначити показники результативності регуляторного акта;

- визначити заходи, за допомогою яких буде здійснюватися відстеження результативності регуляторного акту в разі його прийняття.

2.7.3. Обов’язок щодо оприлюднення проектів регуляторних актів та аналізу регуляторного впливу покладається на розробника проекту.

2.7.4. Зауваження й пропозиції до оприлюдненого проекту регуляторного акта та відповідного аналізу регуляторного впливу надаються фізичними та юридичними особами, їх об’єднаннями розробникові цього проекту для узагальнення.

2.7.5.Регуляторний акт не може бути прийнятий виконкомом, схвалений міським головою при наявності таких обставин:

- відсутній аналіз регуляторного впливу;

- проект регуляторного акта не був оприлюднений.

2.7.6. Прийняті регуляторні акти підлягають базовому, повторному та періодичному відстеженню.
Виконання заходів із відстеження результативності прийнятих регуляторних актів та підготовка проектів звіту про відстеження результативності регуляторного акта покладається на посадову особу, визначену для виконання цих заходів міським головою.
Відстеження результативності регуляторних актів проводиться :

- через шість місяців з дати набрання чинності (базове);

- через рік з дати набрання чинності, якщо не встановлено більш ранній строк (повторне);

- раз на три роки, починаючи з дня закінчення заходів з повторного відстеження результативності, у тому числі і в разі, коли дію регуляторного акта, прийнятого на визначений строк, було продовжено після закінчення цього визначеного строку (періодичне).

2.7.7. Юридичний відділ забезпечує реалізацію розробниками проектів регуляторних актів державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності, що здійснюється виконкомом та міським головою.

2.8. Порядок підготовки й проведення нарад, а також конференцій, семінарів, інших заходів.
2.8.1. Наради проводяться міським головою, заступниками міського голови, секретарем  (керуючим справами) виконкому згідно з планами роботи.

Залежно від строків проведення та складу запрошених наради розподіляються на:

- планові або чергові (проводяться згідно з планами роботи);

- невідкладні, позачергові або термінові (проводяться поза планом роботи та в особливих випадках, пов’язаних із суспільно-політичною ситуацією в місті, запобіганням аваріям, катастрофам, стихійному лиху чи ліквідацією їхніх наслідків, терміновим вирішенням питань життєзабезпечення та життєдіяльності територіальної громади).

2.8.2. Планові, або чергові наради проводяться щопонеділка.

2.8.4. Питання стосовно присутності на нарадах представників засобів масової інформації та проведення на ньому кіно-, відео- і фотозйомок, а також звукозапису позитивно вирішується головуючим на нараді. Надання засобам масової інформації офіційної інформації стосовно підсумків нарад забезпечує секретар (керуючий справами) виконкому.


3. Організація взаємодії виконавчого комітету з територіальною громадою міста, міською радою, її постійними комісіями та депутатами, депутатськими фракціями, органами державної влади, підприємствами, установами та організаціями, що перебувають у комунальній власності територіальної громади міста.

3.1. Взаємовідносини виконкому з територіальною громадою міста.

3.1.1. Взаємодія виконкому з територіальною громадою міста здійснюється як безпосередньо — під час особистого прийому громадян міським головою, його заступниками, секретарем  (керуючим справами) виконкому та шляхом проведення масових заходів, а також за допомогою засобів масової інформації.

3.1.2. Контроль щодо реалізації прав громадян на письмове звернення або особистий прийом та обов’язкове одержання обґрунтованої відповіді на нього, відповідно до Закону України “Про звернення громадян” здійснюється відділом діловодства та контролю за зверненням.

3.1.3. Координує взаємодію виконавчого комітету із засобами масової інформації секретар виконкому. Міська рада забезпечує інформування територіальної громади міста про діяльність виконавчого комітету, через офіційний ВЕБ-сайт Кременецької міської ради (до відома населення доводяться прийняті виконкомом та міським головою розпорядчі документи, що стосуються інтересів територіальної громади міста, з актуальних питань соціально-економічного та суспільно-політичного життя міста).

3.1.4. Інформація про заплановані на наступний тиждень найважливіші події, явища та тенденції в суспільно-політичному, соціально-економічному та культурному житті міста публікується на офіційному сайті міської ради з метою доведення до відома територіальної громади.

3.2. Взаємовідносини виконавчого комітету з міською радою, її постійними комісіями та депутатами.
3.2.1. Виконком є підзвітним та підконтрольним міській раді, що його створила, забезпечує виконання рішень міської ради, сприяє реалізації її повноважень.

3.2.2. На засідання виконкому можуть запрошуватися голови постійних комiсiй міськради.

3.2.3. Рекомендації постійних комісій з питань, пов’язаних з депутатською діяльністю, стосовно роботи виконавчого комітету міської ради розглядаються посадовими особами виконавчого комітету міської ради, яким вони адресовані.

Про результати розгляду та вжиті заходи посадові особи виконавчого комітету міськради повинні повідомити постійні комісії у встановлений ними строк.

3.2.4. Посадові особи виконавчого комітету відповідно до чинного законодавства повинні надавати постійним комісіям міської ради та її депутатам необхідні офіційні матеріали та документи, які вони можуть копіювати, або робити з них виписки.

3.3. Взаємовідносини виконкому з підпримствами, установами та організаціями, що перебувають у комунальній власності територіальної громади міста.

3.3.1. Відносини виконкому з підприємствами, установами та організаціями, що перебувають у комунальній власності територіальної громади будуються на засадах підпорядкованості, підзвітності та підконтрольності органам місцевого самоврядування.

3.3.2. Виконком координує діяльність комунальних підприємств (установ організацій), заслуховує звіти їх керівників.

3.3.3. Міський голова, його заступники можуть встановлювати завдання керівникам комунальних підприємств.

3.3.4. Керівники комунальних підприємств (установ, організацій) призначаються на посаду та звільняються з посади міським головою одноособово.

3.3.5. Виконком має право змінювати або скасовувати акти комунальних підприємств (установ, організацій), а також їх посадових осіб у встановленому порядку.

3.4. Взаємовідносини виконкому з органами державної влади.

3.4.1. Відповідно до ст. 4 Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні”, з метою поєднання міських та державних інтересів, державної підтримки та гарантії місцевого самоврядування виконкомом здійснюється взаємодія з органами державної влади на відповідних рівнях.

3.4.2. Виконання розпорядчих документів органів державної влади всіх рівнів здійснюється посадовими особами виконавчого комітету за відповідними дорученнями та резолюціями міського голови, його заступників.

Порядок інформування про виконання розпорядчих документів органів державної влади всіх рівнів встановлює посадова особа, яка дала доручення або наклала резолюцію про їх виконання.
3.4.3. Виконком є підконтрольними відповідним органам державної виконавчої влади з питань здійснення ними делегованих повноважень.

3.4.4. Звернення до центральних органів державної влади є виключним правом міського голови, відповіді на листи міністерств та відомств можуть підписувати міський голова, а в разі його відсутності, заступники міського голови.


4. Організація роботи з документами та здійснення контролю за їх проходженням i виконанням.

4.1. Загальні положення.

4.1.1. У виконкомі функціонує журнальна система діловодства, при якій всі операції, пов’язані з проходженням службових документів, усі документи, що надіслані на адресу виконкому всі матеріали до них, після їх виконання, зосереджуються у відділі діловодства та контролю за зверненнями.

4.1.2. Вiдповiдальнiсть за стан роботи з документами у виконкомі покладається на секретаря  (керуючого справами) виконкому.

4.1.3. Усі документи виконкому виконуються українською мовою, за винятком документів з питань міжнародних та міжнаціональних відносин, що можуть виконуватися на мові кореспондента.
4.1.4. Контроль за станом виконання документів та розгляду звернень громадян покладається на відділ діловодства та контролю за зверненнями міськвиконкому.

4.1.5. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані протягом тридцяти, а документи з позначкою “терміново” — семи робочих днiв, якщо інше не визначено в самому документі або в резолюції.

4.1.6. Розрахунок встановлених резолюціями або законодавством строків виконання документів ведеться з дати їх надходження та реєстрації в відділі діловодства та контролю за зверненнями.
4.1.7. Працівникам виконавчого комітету, незалежно від їх службового положення, забороняється приймати кореспонденцію безпосередньо від працівників підриємств, установ, організацій та громадян без реєстрації.

4.1.8. Документи, що стосуються виконавчим комітетом на розгляд міському голові подаються щоденно до 17.00 год. секретарем  (керуючим справами) виконкому.

4.1.9. Розглянуті документи повертаються до відділу діловодства та контролю за зверненням.

5.2. Документування розпорядчої діяльності та здійснення контролю за виконанням розпорядчих документів виконкому й міського голови.

4.2.1. Нумерація рішень виконкому та розпоряджень міського голови єдина протягом року.

4.2.2. Копії розпорядчих документів засвідчуються печаткою виконкому.

4.2.3. Оригінали розпорядчих документів підшиваються в справи в хронологічному порядку й зберігаються в секретаря (керуючого справами) протягом п’яти років, після чого передаються на збереження в архів.

4.2.4. Відповідальність за збереження оригіналів розпорядчих документів виконкому покладається на секретаря (керуючого справами виконкому).

4.2.5. Відповідальність за виконання розпорядчого документа несуть особи, які зазначені в розпорядчому документі (рішення виконкому, розпорядження міського голови, тощо), а також безпосередні виконавці.

В тих випадках, коли документ виконується кількома службовими особами, відповідальною за виконання є особа, яка у резолюції вказана першою, а інші працюють з нею.

4.2.6. Контроль за виконанням розпорядчих документів покладається на заступника міського голови, керівників структурних підрозділів ради, згідно з їх компетенцією (розподілом обов’язків).

Основними методами здійснення контролю за виконанням розпорядчих документів є:

- постійний контроль за дотриманням термінів виконання заходів, передбачених у документах;
- періодичне проведення на місцях перевірки стану їх виконання та інформування про результати перевірок міського голову;

- підготовка матеріалів про стан виконання документів для розгляду їх у порядку контролю на засіданнях виконкому згідно з планом роботи.

4.2.7. Організаційно-технічний контроль за виконанням рішень виконкому та розпоряджень міського голови відділ діловодства та контролю за зверненнями.

4.2.8. Комунальні підприємства та підприємства, установи й організації, що не перебувають у комунальній власності територіальної громади інформують виконком про хід виконання розпорядчих документів у встановлені терміни.

4.2.9. У випадках невиконання у встановлені терміни рішень та розпоряджень, винні особи можуть притягатися до дисциплінарної відповідальності.

4.2.10. Термін виконання рішення виконкому або розпорядження міського голови може бути зміненим тільки за відповідним рішенням виконкому або розпорядженням міського голови.

Якщо в процесі виконання рішень, розпоряджень з’ясувалось, що виконати їх у встановлений термін неможливо, особа, на яку покладено контроль, вносить пропозицію щодо продовження строку з письмовим обгрунтуванням причин. Продовження строку виконання повинно бути оформлено не менше як за 2-3 дні до закінчення строку виконання.

4.2.11. Рішення, розпорядження знімаються з контролю лише після повного виконання всіх поставлених цілей.

4.3.Робота з вхідними документами.

4.3.1. Прийом, первинна обробка та реєстрація розпорядчих документів, документів загального листування, що надходять до виконкому здійснюється відділом діловодства та контролю за зверненнями відповідно до затвердженої міським головою номенклатури справ.

4.3.2. Обробка звернень громадян здійснюється відділом діловодства та контролю за зверненнями міськвиконкому.

4.3.3. Документи реєструються у відділі діловодства та контролю за зверненнями один раз — у день отримання або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час.

Не підлягають реєстрації листи, що надійшли в копії до відома; листи про дозвіл на відпустки; повідомлення про засідання; наради, збори й порядок денний; графіки, наряди, заявки, рознарядки; зведення та інформація, надіслані до відома; навчальні плани, програми (копії); рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо; прейскуранти (копії); привітання і запрошення; друковані видання (книги, журнали, бюлетені); місячні, квартальні, піврічні звіти; форми статистичної звітності.

4.3.4. Результати розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюції. Резолюція — це напис на документі або на аркуші для резолюцій, зроблений міським головою, його заступниками, що містить вказівки стосовно його виконання. Вона складається з таких елементів:
- прізвище працівника (працівників), якого (яких) необхідно ознайомити з документом;

- прізвище виконавця (виконавців);

- зміст доручення;

- термін виконання;

- прізвище посадової особи, на яку покладається контроль;

- особистий підпис керівника;

- дата.

4.3.5. Резолюції керівництва виконкому підлягають безумовному, повному та буквальному виконанню.
4.3.6. Відповідальність за виконання документа несуть усі посадові особи, які зазначені в резолюції.
4.3.7. Якщо в документі декілька виконавців, відповідальність за його виконання покладається на посадову особу, зазначену першою в резолюції, яка збирає в інших виконавців та узагальнює інформацію про хід виконання документа та зняття його з контролю.
4.3.8. При резолюції «Прошу доповісти», «Внести пропозиції» посадова особа, якій доручено виконання документа, готує доповідну записку та надає її до відділу діловодства та контролю за зверненнями, для подання міському голові (заступникам).

Якщо документ має декілька виконавців, то доповідну записку готує посадова особа, яка першою зазначена в резолюції, на підставі інформації, наданої іншими виконавцями.

4.3.9. Якщо міський голова (заступник міського голови), секретар (керуючий справами) виконкому не згоден з відповіддю, його думка з цього приводу та новий строк виконання фіксується в резолюції. Документ з резолюцією передається до відділу діловодства та контролю за зверненнями для передачі виконавцю.

Строк доопрацювання цих документів не повинен перевищувати 5-ти днів.

4.3.10. При резолюції «Підготувати відповідь» виконавець готує проект відповіді на бланку виконкому — за підписом міського голови.

Лист візується виконавцем на лицьовому боці останнього аркушу.

Проекти листів за підписом міського голови готуються за допомогою персонального комп’ютера у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа.

Завізований виконавцем проект листа передається начальнику відділу діловодства та контролю за зверненнями для подання на підпис міському голові.

Проекти листів, які готуються за дорученням міського голови стосовно розгляду звернень громадян передаються начальнику відділу діловодства та контролю за зверненнями, який подає ці проекти на підпис міському голові.

4.3.11. При резолюціях «До відома», «До відома та використання в роботі» посадові особи, зазначені в них, повинні в місячний термін повернути документ до відділу діловодства та контролю за зверненнями для формування справ.

4.3.12. Зняття з контролю розпорядчих документів та документів загального листування, здійснюється посадовою особою, яка наклала резолюцію, що засвідчується особистим підписом та надписом «До справ».

4.4. Порядок обробки та надсилання вихідних та внутрішніх документів.

4.4.1. Вихідні та внутрішні документи готуються виконкомом з власної iнiцiативи, на виконання доручень керівництва виконкому або на виконання вхідних документів.

4.4.2. У подальшому в журналі фіксується все листування, пов’язане з виконанням документів.
4.4.3. На вихідних документах, що передбачають їх засвідчення підписом міського голови, на лицьовому боці останнього аркуша документу зазначається його безпосередній виконавець.

4.4.4. Документ, підписаний у необхідній кількості примірників, надається до відділу діловодства та контролю за зверненнями для реєстрації та відправлення.

4.4.5. Вихідні документи, призначені для надсилання багатьом адресатам, після реєстрації розмножуються виконавцем, копії комплектуються й разом з оригіналом та розрахунком розсилки передаються до відділу діловодства та контролю за зверненнями.

4.4.6. Після розсилки всіх копій оригінал документа з розрахунком розсилки направляється до справи згідно з номенклатурою.

4.4.7. Документи, які передаються адресатові за допомогою факсу, підлягають обов’язковій реєстрації у відділі діловодства та контролю за зверненнями.

4.4.8. Документи, що оформлені з порушенням правил, передбачених цим Регламентом, для відправлення не приймаються.

4.4.9. Контроль за реагуванням на листи виконкому здійснюється виконавцем, який готував документ.
4.4.10. Вiдповiдi, що отримані на вихідні документи, реєструються у відділі діловодства та контролю за зверненням та передаються особі, яка готувала вихідний документ, якщо інше не зазначене у самому документі.

4.5. Порядок роботи з депутатськими зверненнями.

4.5.1. Депутатське звернення надсилається безпосередньо депутатами.

4.5.2. Порядок роботи з депутатськими зверненнями народних депутатів України визначений у статті 16 Закону України «Про статус народного депутата України».

Народний депутат має право на депутатське звернення до органів місцевого самоврядування, їх посадових осіб, керівників підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності та підпорядкування, об’єднань громадян з питань, пов’язаних з депутатською діяльністю, й брати участь у розгляді порушених ним питань.

4.5.3. Органи місцевого самоврядування, їх посадові особи, керівники підприємств, установ і організацій, об’єднань громадян, яким адресовано депутатське звернення, зобов’язані протягом 10 днів з моменту його одержання, розглянути й дати письмову відповідь. У разі неможливості розгляду звернення народного депутата у визначений строк, його повідомляють про це офіційним листом з викладенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення, з урахуванням продовження, не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання.

4.5.4. Народний депутат, який направив звернення, може бути присутнім при його розгляді, про що він повідомляє відповідний орган місцевого самоврядування, його посадових осіб, керівників підприємств, установ і організацій, об’єднань громадян, яким адресовано депутатське звернення. Посадова особа, відповідальна за розгляд звернення народного депутата, зобов’язана завчасно, але не пізніше ніж за день, повідомити народного депутата про час і місце розгляду звернення.

4.5.5. Вмотивована відповідь на депутатське звернення повинна бути надіслана народному депутату не пізніше як на другий день після розгляду звернення. Відповідь надається в обов’язковому порядку й безпосередньо тим органом місцевого самоврядування, до якого було направлено звернення, за підписом його керівника чи посадової особи, керівником підприємства, установи та організації, об’єднання громадян, крім випадків визначених Законом України «Про статус народного депутата України».

4.5.6. Порядок роботи з депутатськими зверненнями депутатів місцевих рад визначено статтею 13 Закону України «Про статус депутатів місцевих рад».

4.5.7. Органи місцевого самоврядування та їх посадові особи, а також керівники підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, розташованих на території відповідної ради, до яких звернувся депутат місцевої ради, зобов’язані в десятиденний строк розглянути порушене питання та надати йому відповідь, а в разі необхідності додаткового вивчення чи перевірки дати йому відповідь не пізніше, як у місячний строк.

Якщо депутатське звернення з об’єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений строк, депутату місцевої ради зобов’язані письмово повідомити про це з обґрунтуванням мотивів необхідності продовження строку розгляду.

4.5.8. Депутат місцевої ради може взяти участь у розгляді свого звернення, про що органи місцевого самоврядування та їх посадові особи, керівники підприємств, установ та організацій, незалежно від форм власності, розташованих на території відповідної ради, повинні йому повідомити завчасно, але не пізніше як за п’ять календарних днів.

4.6. Порядок використання фірмових бланків.

5.6.1.Для документування розпорядчої діяльності, написання ділових паперів, листів, тощо виконкомом та міським головою використовуються фірмові бланки.

4.6.2. Фірмові бланки дійсні на строк повноважень виконкому та міського голови.
Персональна відповідальність за їх використання покладається на начальника відділу діловодства та контролю за зверненнями.

4.6.3. Усі вихідні документи на фірмових бланках реєструються у відділі діловодства та контролю за зверненнями.

5. Порядок розгляду звернень та організації прийому громадян.

5.1. Організація роботи з розгляду звернень громадян в Кременецькій міській раді здійснюється відповідно до Конституції України, законів України “Про місцеве самоврядування в Україні”, “Про звернення громадян”, відповідних указів Президента України, інструкції, затвердженої постановою Кабінету Мiнiстрiв України “З діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади i місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації”.

5.2. Попередній розгляд, реєстрація та облік у журналі звернень громадян здійснюється відділом діловодства та контролю за зверненнями міськвиконкому.

5.3. Підготовка звернень громадян на розгляд міському голові здійснюється спеціалістами відділу діловодства та контролю за зверненнями міськвиконкому відповідно до посадових повноважень.

5.4. Якщо питання, порушені в отриманому зверненні, не входять до компетенції Кременецької міської ради, звернення, в термін не пізніше п’яти днів із супровідним листом, складеним начальником відділу діловодства та контролю за зверненням за підписом міського голови, пересилаються за належністю відповідному органу або посадовій особі, про що надсилається повідомлення заявнику.

5.5. Міський голова i його заступники, розглядають звернення громадян i дають доручення відповідним, посадовим особам для вивчення, перевірки й вирішення порушених у зверненнях питань.

Організація й контроль проходження та вирішення питань, порушених в пропозиціях, заявах i скаргах покладається на відділ діловодства та контролю за зверненнями міськвиконкому.

5.6. У роботі з письмовими та усними зверненнями громадян посадові особи забезпечують кваліфікований, неупереджений, об’єктивний і своєчасний розгляд звернень громадян, з метою оперативного розв’язання порушених у них питань, задоволення законних вимог заявників, реального поновлення порушених конституційних прав та запобігання надалі таким порушенням.

Посадова особа на яку покладено контроль за виконанням звернень громадян при розгляді листів, зобов’язана аналізувати причини виникнення обґрунтованих скарг і пропозицій громадян.

5.7. Особистий прийом громадян проводять міський голова, його заступники, секретар (керуючий справами) виконкому, секретар міської ради, начальники структурних підрозділів міської ради згідно з графіком, затвердженим міським головою.

Громадянам, які звернулися під час особистого прийому до міського голови, його заступників, секретаря (керуючого справами) виконавчого комітету, секретаря міської ради, начальників структурних підрозділів міської ради надається відповідь у встановленому законодавством порядку.

5.8. Усні звернення громадян на особистому прийомі міського голови та його заступників, секретаря (керуючого справами) виконавчого комітету, секретаря міської ради, начальників структурних підрозділів міської ради реєструються в журналі. На усні звернення заявникам надається усна відповідь.

5.9. Якщо вирішити порушене в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, воно розглядається в тому ж порядку, що й письмове звернення.

5.10. За результатами розгляду звернень громадян приймаються рішення або надається обґрунтована відповідь.

5.11. Пропозиції, заяви або скарги громадян вирішуються в тридцятиденний термін від дня їх реєстрації у відділі діловодства та контролю за зверненнями.

При необхідності міський голова, його заступники можуть своєю резолюцією скоротити або продовжити терміни розгляду.

5.12. Якщо в дорученні вказано декілька виконавців або в листі містяться декілька питань, підготовку відповіді автору й контроль за термінами розгляду здійснює виконавець, вказаний у резолюції першим, або особа, якій переданий на виконання оригінал листа, співвиконавцям направляються копії.

Співвиконавці не менше, ніж за три робочих дня до закінчення терміну виконання листа, зобов’язані представити відповідальному виконавцю для узагальнення й підготовки відповіді всі необхідні матеріали. Збір інформації та підготовка узагальненої відповіді покладається на виконавця, який в резолюції вказаний першим.

Співвиконавці в рівній мірі несуть відповідальність за своєчасну і якісну підготовку відповідей на звернення громадян.

5.13. У разі неможливості вирішення проблеми в зазначені в резолюції чи визначені цим Регламентом строки, виконавець інформує про це міського голову, його заступників з обґрунтуванням необхідності продовження строку виконання й пропозиціями відносно строків остаточного вирішення питань. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів відповідно до ст. 20 Закону України «Про звернення громадян».

5.14. Розглянуті звернення разом з усіма матеріалами про їх розгляд мають бути повернені до відділу діловодства та контролю за зверненнями. Документи надсилаються до справи згідно з резолюціями міського голови, його заступників.

5.15. Вiдповiдi стосовно результатів розгляду звернень громадян, які перебувають на контролі в Секретаріаті Президента України, Кабінеті Мiнiстрiв України, Секретаріаті Верховної Ради України, інших центральних органах державної влади, Тернопільської обласної державної адміністрації, готуються, візуються виконавцями, підписуються міським головою або заступником міського голови, якому міський голова на період своєї відсутності доручив розпорядженням право підпису.

5.16. Відповідно до ст. 8 Закону України «Про звернення громадян» анонімні письмові звернення розгляду не підлягають. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

5.17. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення виконкомом чи посадовою особою виконкому міської ради, воно у термін не більше п’яти днів повертається громадянину з відповідними роз’ясненнями. Рішення про визнання звернення необґрунтованим приймає посадова особа, яка надала доручення щодо виконання конкретного звернення.

5.18. Не розглядаються повторні звернення до одного й того ж самого органу від одного й того ж самого громадянина з одного й того ж самого питання, якщо перше питання вирішено по суті, а також ті скарги, які подані з порушенням термінів, передбачених статтею 17 Закону України «Про звернення громадян», та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

5.19. Рішення про відмову в задоволенні вимог, висловлених в зверненні, доводиться до відома громадянина у письмовій формі з посиланням на норми чинного законодавства і викладом мотивів відмови, а також з роз’ясненням порядку оскарження ухваленого рішення.

Відповідно до ст. 19 Закону України «Про звернення громадян» у разі визнання заяви чи скарги необґрунтованою, громадянину роз’яснюється порядок оскарження прийнятого рішення.
5.20. З метою підвищення якості розгляду повторних звернень громадян до виконкому та звернень, що надходять із центральних органів влади, при необхідності, створюється за розпорядженням міського голови комісія із розгляду обставин надходження повторних звернень громадян. Проект розпорядження міського голови про створення комісії готує відділ діловодства та контролю за зверненнями міськвиконкому.

6. Організація роботи з електронною поштою.

6.1. Організація роботи з електронною поштою покладається на секретаря керівника, в обов’язки якого входить:

- виконання безпосереднього процесу прийому-передачі електронної пошти;

- реєстрація виконаних робіт у журналі обліку вхідної (вихідної) електронної документації.

6.2. З метою зменшення ризику пошкоджень комп’ютерної техніки та програмного забезпечення необхідно додержуватися вимог стосовно роботи з комп’ютерною технікою.

7. Організація використання робочого часу, режим роботи, матеріально-технічне забезпечення.

7.1. Початок роботи працівників Кременецької міської ради та її виконкому з понеділка по четвер розпочинається о 08.00 год., закінчується – о 17.15 год., у п’ятницю – з 08.00 год до 16.00 год., обідня перерва з 13.00 до 14.00 годин. У неробочий час, у вихідні та святкові дні вхід сторонніх осіб в адміністративну будівлю міської ради обмежується.

Про своє перебування зі службових питань поза приміщенням міської ради працівники погоджують з безпосередніми керівниками та міським головою.

7.2. Відділом кадрів міської ради ведеться облік робочого часу працівників. Табель обліку робочого часу підписує відповідальна особа.

7.3. Виїзди посадових осіб за межі міста обов’язково здійснюються за погодженням міського голови, його заступників.

7.4. З метою оперативного оповіщення у неробочий час посадових осіб секретар керівника складає та постійно поновлює перелік номерів телефонів для мобільного зв’язку працівників виконкому, членів виконкому та керівників комунальних підприємств, які зобов’язані своєчасно повідомляти про зміну номеру телефону для мобільного зв’язку.

7.5. Матеріально-технічне забезпечення діяльності виконкому проводиться відповідальною особою.

7.6. Завгосп здійснює заходи для утримання в належному стані приміщення будинку, придбання та ремонт меблів, обладнання, оргтехніки, виготовлення друкованої продукції, забезпечення службовців канцелярським приладдям, папером, телефонним зв’язком, тощо.

7.7. Робочі кімнати, розташовані в адміністративному будинку міської ради, у яких зберігаються документи основної діяльності виконавчих органів міської ради, грошові та значні матеріальні цінності, на неробочий час зачиняються. Робота у цих кімнатах у поза робочий час може проводитись з дозволу безпосередніх керівників. Куріння в робочих кімнатах приміщень міської ради та її виконавчих органів забороняється.

7.8. Винос майна з адміністративного будинку міської ради, його перенесення з однієї робочої кімнати в іншу проводиться лише з дозволу міського голови. Майно, що знаходиться в робочих кімнатах, закріплюється за службовцями, які в них працюють. Працівники несуть відповідальність за збереження й правильність користування закріпленим майном, при звільненні з роботи здають його фінансовому відділу, про що робляться відповідні відмітки в обхідному аркуші.

8. Прикінцеві положення.

8.1. Цей Регламент набирає чинності з моменту затвердження його рішенням виконкому.

8.2. Внесення змін та доповнень до цього Регламенту здійснюється тільки за рішенням виконкому.

Міський голова                                                                                             О. А. Ковальчук